Поселение в пансионат происходит при предоставлении дежурному администратору следующих документов:

— ваучер (путевка, лист подтверждения бронирования);

— документ, удостоверяющий личность (паспорт, свидетельство о рождении ребенка для детей, не достигших 14 лет);

— заполненную регистрационную карту (анкета);

— медицинскую справку для детей, об эпидемиологическом окружении — об отсутствии контакта с инфекционными больными в течение предшествующих 14-ти дней, выданную медицинской организацией. Справка действительна 3 суток с момента ее получения;

— выписку о прививках для детей, не достигших 14 лет (можно копию);

— согласие на сопровождение ребенка, не достигшего 14 лет (не нотариально заверенное), если ребенка сопровождают не законные представители, а опекуны и другие родственники.

Иностранным гражданам при поселении необходимо предъявить следующие документы, удостоверяющие личность:

— тест на выявление COVID-19, результат которого необходимо предъявить при заселении, тест действителен 72 часа;

— национальный паспорт и миграционную карту/визу, которые дают право находиться на территории Российской Федерации, в том случае, если турист не является гражданином Российской Федерации. Для граждан Белоруссии въезд на территорию Российской Федерации возможен без миграционной карты.

— национальный паспорт  и вид на жительство иностранного гражданина, в том случае, если турист не является гражданином Российской Федерации, но проживает на её территории;

— национальный паспорт и разрешение на временное проживание в Российской Федерации (РВП), в том случае, если турист не является гражданином Российской Федерации, но проживает на её территории.

— согласие на сопровождение ребенка, не достигшего 14 лет (нотариально заверенное), если ребенка сопровождают не законные представители, а опекуны и другие родственники.

При поселении граждан Российской Федерации администратор руководствуется «Административным регламентом предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации но месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации», утвержденным приказом ФМС России от 11 сентября 2012 г. № 288 в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713 «Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации».

Регистрация граждан по месту пребывания в гостиницах, домах отдыха, пансионатах, кемпингах, медицинских организациях, туристских базах и иных подобных учреждениях осуществляется непосредственно при их прибытии администрацией данных учреждений. Для регистрации прибывающие граждане представляют документы, удостоверяющие их личность, заполняют бланк анкеты. 

Уполномоченные должностные лица указанных учреждений, ответственные за регистрацию, проверяют принятые документы и правильность заполнения анкет.

Анкеты должны быть заполнены разборчивым почерком, желательно без помарок и исправлений. Паспортные данные – внесены полностью. Типичной ошибкой является отсутствие полной даты рождения, наименования органа, выдавшего документ, или указание неполного адреса места жительства, что в дальнейшем вызовет нарекания контролирующих органов. Личная подпись гостя на бланке обязательна.

Анкеты помещаются дежурными администраторами в действующую информационную картотеку прибывающих лиц. Анкеты хранятся в ней в течение всего срока проживания клиентов. Данные анкет в течение суток после их заполнения пересылаются в подразделение адресно-справочной работы территориального органа УФМС. 

При выбытии граждан из указанных организаций анкеты из действующей картотеки изымаются и помещаются в архивную картотеку, где хранятся в алфавитном порядке в течение года, а затем уничтожаются.

Регистрация и снятие граждан с регистрационного учета по месту пребывания в пределах Российской Федерации производится бесплатно.

Регистрация осуществляется строго на срок проживания в гостинице. 

Поскольку регистрация иногородних граждан в гостиницах является очень важным делом, то и к оформлению регистрационных документов в гостиницах и других предприятиях размещения следует относиться очень серьезно. Этот вопрос стал особенно актуальным в российских городах в связи с участившимися актами терроризма, ростом уровня преступности. Сотрудники УФМС регулярно осуществляют проверки гостиниц па предмет соблюдения ими правил регистрации иногородних граждан. Организации, нарушающие эти правила, подвергаются взысканию в виде существенных штрафов. За каждого незарегистрированного гостя пансионату грозит штраф.